Betalingsproblemen

OKNETAL voor uw gehele administratie in de kinderopvang

 

Aanpak bij betalingsproblemen

Als ondernemer wilt u graag dat uw klant op tijd en volledig zijn factuur betaalt. Helaas komt het steeds vaker voor dat betalingstermijnen overschreden worden. Wij maken de kans op betalingsachterstanden klein door middel van de volgende punten:

 

Wij controleren of alles vast staat in uw algemene voorwaarden

Als u uw betalingstermijn en uw voorwaarden vastlegt in uw algemene voorwaarden, staat u altijd sterk. Als er een wetgeving wijzigt, moeten uw algemene voorwaarden daarop worden aangepast. Wij controleren of uw algemene voorwaarden juist en duidelijk zijn.

 

Wij factureren vooraf

Een factuur is een belangrijk communicatiemiddel tussen u en uw klant. Daarom zorgen wij dat de factuur ook duidelijk en overzichtelijk is. Alle afspraken, alle diensten, extra opvangdagen, vakantiedagen, de betalingstermijn etc. moeten erop staan. Wij zorgen ervoor dat de vervolgstappen wanneer er niet op tijd betaald is ook op de factuur staan. Hiermee bieden wij aan uw klant de gelegenheid tijdig te reageren bij misvattingen.

 

Wij maken direct contact met de klant bij betalingsachterstand

Indien er sprake is van een betalingsachterstand, is het zakelijk gezien niet verstandig om direct een aanmaning te sturen. Het is verstandiger om eerst een herinneringsbrief te sturen en telefonisch contact op te nemen. Zo behouden wij een prettige samenwerking met u en uw klant.

 

De stappen die ondernomen worden bij betalingsachterstand:

 

1. Als een factuur niet op tijd betaald is, nemen wij zo snel mogelijk contact op met uw klant. Wij sturen binnen vijf dagen na vervaldatum van de factuur een eerste herinneringsbrief.

 

2. Bij geen reactie op de eerste herinneringsbrief, nemen wij na tien dagen, nadat wij de eerste herinneringsbrief hebben gestuurd, telefonisch contact op met uw klant. Hiermee laten wij zien dat wij een strikt en professioneel debiteurenbeleid hanteren. Tegelijkertijd biedt dit een mogelijkheid om de oorzaak van eventuele problemen te achterhalen en deze samen op te lossen.

 

3. Als er na tien dagen na de telefonische herinnering niet betaald is, sturen wij de laatste aanmaning.

 

4. Indien er nog steeds niet betaald is, geven wij de vordering uit handen aan derden/schakelen we een incassobureau in. Dit gebeurt alleen in goed overleg met u.